كتب شميت في مقال على موقع مجلة تايم الأمريكية، أوضح فيها أن هناك تسع قواعد يجب على المستخدمين الإحاطة بها لدى استعمال بريدهم الشخصي على غوغل.
1-رد بسرعة
يجب أن تسارع في الرد على رسائل البريد الإلكتروني. فأفضل وأكثر الناس انشغالا يردون بسرعة على كافة الرسائل.
ويمكن للردود ان تكون مقتضبة مثل: "حسنا" أو أن تكون أفضل عندما تكتب:" حسنا سأعمل عليها"، وكلاهما أفضل من عدم الرد حتى مع اعتبار أنك بالفعل تعمل على إنجاز المهمة المطلوبة.
ويعطي عدم الرد رسالة عكسية مفادها:" أنا مستغرق في العمل ولا أعرف متي سأطلع على ملحوظتك، لذا إذا كنت في حاجة إلى رد، يجب أن تنتظر طويلا، بالإضافة إلى أنني لا أحبك".
2- كل كلمة تهم
كن واضحا في رسالتك، سيستغرق ذلك بعض الوقت، لكن لا بأس، وفكر فيما قاله الروائي الراحل إلمور ليونارد في رده على سئال عن نجاحه ككاتب عندما قال:" إنني أشطب الأجزاء التي يمكن للناس تجاوزها".
ومعظم رسائل البريد الإلكتروني مليئة بأشياء يمكن للناس تجاوزها.
3- نظف صندوق الوارد باستمرار
كم مرة قضيت فيها وقتا ناظرا إلى صندوق الوارد، وتحاول أن تقرر أي رسالة ستجيب عليها أولا؟ وكم مرة قضيت وقتا في فتح وقراءة رسائل قرأتها من قبل. في الحقيقة هذه مضيعة للوقت.
عند قراءتك لرسالة فإن أمامك خيارات معدودة: اقرأها بشكل كافي لتدرك أنك لست بحاجة لإكمالها، أو اقرأها ورد عليها مباشرة، أو اقرأها وتعامل معها لاحقا. وينصح شميت بالرد على الرسالة فور معرفة ما يمكن فعله حيالها دون تردد.
إذا فعلت ذلك، فإن أولوياتك ستصبح واضحة، وسيصبح التعامل أبسط مع صندوق الوارد.
4- رتب صندق الوارد من الأحدث إلى الأقدم
5- تذكر أنك ناقل أيضا
فعندما تتلقى رسالة بها معلومات مفيدة، فكر فيمن سيستفيد أيضا بها ويمكنك تمريرها له.
6- احذر النسخة العمياء
عندما تستخدم خيارbcc (النسخة العمياء) بينما ترسل رسالة إلى مجموعة من الأشخاص، فكر لماذا تستخدمه؟ الإجابة هي أنك تحاول غالبا إخفاء شيء، وهو ما يشير إلى سلوك غير منتج وغير شفاف.
وينضح شميت بانتهاج سلوك شفاف بإرسال الرسالة مباشرة إلى الشخص المعني مع وضع الآخرين بشكل واضح دون إخفائهم أو عدم إرسال نسخة لهم على الإطلاق.
والحالة الوحيدة التي يمكنك فيها استخدام هذا الخيار هو استبعاد أشخاص من القائمة البريدية، لأنهم ليسوا معنيين بمحتوها ولن يسعدهم أن يمتلئ صندوق الوارد لديهم بشي غير ذو قيمة لهم.
7 — لا تصيح
البعض يستخدمون الحروف الكبيرة للتعبير عن ذلك، إذا أردت أن تصيح بوجه أحدهم، افعل ذلك وجها بوجه.
8- اجعل من السهل عليك متابعة الطلبات
فعندما تبعث برسالة إلى شخص ما تتطلب إجراء تريد متابعته، ضع نفسك في قائمة المرسل إليهم، وميز الرسالة بعلامة (follow up).
9- ساعد نفسك في البحث مستقبلا عن رسالة مهمة
فعندما تجد شيئا تريد استرجاعه لاحقا، مرره إلى نفسك مع كلمات مفتاحية من محتوى الرسالة، من أجل سهولة البحث عنها.
