واطلعت الوفود على الترتيبات المتخذة والإجراءات المتصلة بالقمة اللوجستية والأمنية والتنظيمية والإعلامية.
وأصدرت اللجنة الإعلامية برنامج فعاليات القمة التي تبدأ من يوم الخميس 17 كانون الثاني/يناير وحتى يوم الأحد 20 منه.
اليوم الخميس، اجتماع اللجنة المعنية بالمتابعة والإعداد للقمة على مستوى كبار المسؤولين في فندق فينيسيا، وسيتم مناقشة بنود مشروع جدول الأعمال.
ومن الساعة 14 وحتى الساعة 14،30: الجلسة الافتتاحية التحضيرية للقمة وهي جلسة علنية للمندوبين وكبار المسؤولين للقمة، تتخللها كلمات لكل من: رئيس وفد المملكة العربية السعودية (رئاسة الدورة الثالثة للقمة)، رئيس الوفد اللبناني (رئاسة الدورة الرابعة للقمة)، والأمانة العامة لجامعة الدول العربية.
من الساعة 14،30 وحتى الساعة 17،30 مساء: الجلسة الثانية (جلسة مغلقة)، يتم فيها اعتماد مشروع جدول الأعمال ومناقشة بنوده ومشاريع القرارات.
من الساعة 14 وحتى الساعة 14،30: الجلسة الافتتاحية وهي جلسة علنية لوزراء الخارجية والوزراء المعنيين بالمجلس الاقتصادي والاجتماعي التحضيري للقمة، تتخللها كلمات لكل من: رئيس وفد المملكة العربية السعودية (رئاسة الدورة الثالثة للقمة)، رئيس الوفد اللبناني (رئاسة الدورة الرابعة للقمة)، كلمة الامين العام لجامعة الدول العربية السيد احمد ابو الغيط.
من الساعة 14،30 وحتى الساعة 17،30 مساء: الجلسة الثانية (جلسة مغلقة)، يتم فيها اعتماد مشروع جدول الأعمال ومناقشة بنوده ومشاريع القرارات ومراجعة مسودة إعلان بيروت، ومؤتمر صحافي في فندق مونرو لكل من وزير الخارجية اللبناني والامين العام لجامعة الدول العربية لعرض نتائج اجتماع اللجنة الوزارية.
أما يوم السبت وصول القادة العرب الى مطار رفيق الحريري الدولي.
ويوم الأحد مؤتمر القمة في الواجهة البحرية لبيروت، يتخلله جلسة افتتاحية، تليها جلستان علنيتان، وجلسة مغلقة للتداول في البيان الختامي، وأخرى علنية لإعلان القرارات. ثم يعقد وزير الخارجية اللبناني وأمين عام جامعة الدول العربية مؤتمراً صحافياً للإعلان عن "إعلان بيروت" في ختام أعمال القمة.